Formularios¶
Para qué sirve¶
Los formularios son los trámites que los solicitantes pueden iniciar. Desde esta pantalla se crean y se editan con un constructor visual (form builder): se arman los campos, se define a qué área llega la solicitud, qué prioridad tiene, cuándo está disponible y, en la pestaña Flujo de trabajo, cómo avanza (ver Flujos de trabajo).
Quién puede usarla¶
Los permisos previstos son Consultar formularios (template:read), Crear formularios (template:create), Actualizar formularios (template:update), Publicar formularios (template:publish) y Archivar formularios (template:archive).
Importante
La pantalla puede mostrar formularios y controles a una cuenta que no tiene los permisos previstos. La comprobación de acceso no es uniforme. Trabajá según las responsabilidades que te asignó tu institución; si ves opciones ajenas a tu función, consultá a quien administra STU. Ver Permisos.
Dónde encontrarla¶
Menú lateral > Configuración > Formularios. El editor se abre al crear un formulario o al editar uno existente.
La lista de formularios¶
La pantalla muestra tarjetas. Arriba a la derecha está el botón Nuevo formulario. Podés filtrar con el buscador Buscar formulario y con el selector Estado (Todos, Activo, Publicado, Archivado).
Cada tarjeta muestra:
- Una insignia con la versión: Borrador, Publicado o Archivado, y el número (
v1,v2...). - Nombre, descripción y disponibilidad (Activo, Inactivo, Archivado).
- Actualizado: con la fecha de la última modificación.
- Los botones Editar (o Revisar, si la versión está archivada; en ese caso queda deshabilitado) y Duplicar.
Un formulario que tiene una versión publicada y además un borrador en preparación aparece en dos tarjetas: una para el borrador y otra para la versión publicada.
Formulario DOCS publicado en v2; la tarjeta permite Editar o Duplicar.
Versiones: borrador, publicada y archivada¶
Cada formulario pasa por tres estados de versión:
| Versión | Qué significa | ¿Se puede editar? |
|---|---|---|
| Borrador | Versión en preparación. Los solicitantes no la ven. | Sí. Se puede guardar incompleta. |
| Publicado | Versión vigente que usan los solicitantes. Solo hay una publicada por formulario. | No: queda congelada. |
| Archivado | Versión publicada anterior, reemplazada por una nueva, o formulario dado de baja. | No. Solo se puede revisar. |
Reglas importantes:
- Editar una versión publicada crea automáticamente un nuevo borrador a partir de ella (o reutiliza el borrador que ya exista) y abre el editor sobre ese borrador. La versión publicada sigue funcionando hasta que publiques el borrador.
- Al publicar un borrador, la versión publicada anterior pasa a Archivado.
- Las solicitudes ya creadas conservan la versión del formulario (y el flujo) con la que se iniciaron. Ver Publicar.
- Los formularios no se eliminan: se archivan.
Duplicar un formulario¶
- En la tarjeta del formulario, hacé clic en Duplicar.
- Se abre una copia independiente en Borrador, con el nombre "Nombre (copia)".
- Cambiá el nombre, revisá el área, los campos y el flujo.
- Revisá el interruptor Activo / Inactivo antes de publicar: la copia puede conservar la disponibilidad del original.
- Guardá y publicá cuando la copia esté preparada.
Si falla verás: "No se pudo duplicar el formulario." o "No se pudo abrir el borrador del formulario duplicado.".
La copia tiene su propio nombre y empieza con la versión 1.
Copia independiente del formulario DOCS en Borrador v1; revisá su nombre y disponibilidad antes de publicar.
Pasos: crear un formulario¶
- Ingresá a Configuración > Formularios y hacé clic en Nuevo formulario.
- En el panel derecho Datos del Formulario, completá Nombre del formulario, Descripción del formulario y Área de destino. Ver Datos del formulario.
- Agregá campos desde la Biblioteca (Tipos de campo) y configurá cada uno (Propiedades de un campo).
- Hacé clic en Guardar. El mensaje de éxito es "Formulario guardado correctamente.".
- Al guardar por primera vez se habilita la pestaña Flujo de trabajo: diseñalo y validalo (Flujos de trabajo).
- Revisá el resultado con Vista previa.
- Hacé clic en Publicar (Publicar).
Tip
Guardá seguido. Mientras la versión es borrador podés guardar aunque esté incompleta; las validaciones estrictas se aplican al publicar.
El editor (form builder)¶
Encabezado¶
- Volver a formularios: si tenés cambios pendientes pide confirmación ("Tenés cambios sin guardar. ¿Querés salir igualmente?").
- Nombre del formulario, insignia de estado (Borrador / Publicado / Archivado), número de versión y la marca Cambios sin guardar cuando corresponde.
- Interruptor Activo / Inactivo (solo en borrador). Ver Disponibilidad.
- Botones Vista previa, Guardar (Guardando...) y Publicar (Publicando...). Guardar y Publicar solo están habilitados en borrador.
Próximamente
El botón con ícono Deshacer del encabezado todavía no tiene acción.
Pestañas¶
- Formulario: el constructor de campos.
- Flujo de trabajo: estados, transiciones y SLA. Está deshabilitada hasta que guardes el formulario por primera vez ("Guardá el formulario para habilitar el flujo de trabajo.").
En pantallas chicas el constructor se divide en tres secciones: Campos, Lienzo y Ajustes.
Biblioteca, lienzo y propiedades de Asunto en una versión archivada de solo lectura.
Biblioteca de campos¶
Panel Biblioteca, organizado en grupos Básicos, Selección y Adjuntos. Para agregar un campo hacé clic sobre él o arrastralo al lienzo; queda seleccionado y se abren sus propiedades.
Lienzo¶
El Lienzo del formulario muestra los campos en orden (con el contador "{n} campos"). En cada tarjeta se ven insignias: Obligatorio, Condicional (tiene reglas de visibilidad) y Catálogo (usa un catálogo). Desde el lienzo podés:
- Reordenar arrastrando las tarjetas.
- Duplicar un campo (la copia recibe un nombre técnico único).
- Eliminar un campo.
Si no hay campos verás "Sin campos" y "Agrega un campo desde la biblioteca". Un aviso recuerda: "La publicacion congela esta version. Mientras sea borrador, se puede editar.".
Datos del formulario¶
Cuando no hay ningún campo seleccionado, el panel derecho muestra Datos del Formulario ("Completá los datos antes de agregar campos.").
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre del formulario | Nombre del trámite. Debe ser único. |
| Descripción del formulario | Explicación breve de qué captura el formulario. |
| Área de destino | Área que recibe las solicitudes. Ver Área de destino. |
Más abajo están las secciones Prioridad y Vigencia y disponibilidad.
Área de destino¶
Elegí en Área de destino el área a la que llegarán las solicitudes de este formulario. Para poder publicar:
- El área debe existir, estar activa y tener identificador (key) de 1 a 5 letras. Esa key es el prefijo del número de solicitud (por ejemplo
TECNO-000001). - Si el sistema de áreas no responde en ese momento, la publicación no se completa; reintentá más tarde.
Ver Áreas.
Prioridad¶
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Prioridad por defecto | Baja, Media o Alta. Es la prioridad que recibe la solicitud si el solicitante no elige otra. Por defecto es Media. |
| El solicitante puede elegir prioridad | Interruptor. Si está apagado, siempre se usa la prioridad por defecto. |
| Prioridades disponibles para el solicitante | Casillas con las prioridades que el solicitante puede elegir. No se puede desmarcar la única que además es la prioridad por defecto. |
Importante
El solicitante nunca puede elegir la prioridad Crítica: solo se asigna después, cambiando la prioridad de la solicitud o mediante una acción del flujo.
Vigencia y disponibilidad¶
Controla cuándo el formulario está disponible para los solicitantes.
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Interruptor Activo / Inactivo (encabezado) | Habilitación manual. Debe estar en Activo para que el formulario esté disponible. Las copias y versiones nuevas pueden conservar el estado del original; revisalo antes de publicar. |
| Inicio de vigencia / Fin de vigencia | Rango de fechas en que está disponible. |
| Solo días hábiles | Excluye sábados y domingos. |
| Franjas horarias (Desde / Hasta, botones Agregar franja / Quitar) | Horarios del día en que está disponible. Sin franjas: "Sin restricción horaria (disponible todo el día).". |
| Mensaje de indisponibilidad | Texto que verá el solicitante cuando el formulario no esté disponible (ejemplo: "El período de inscripción cerró el 30/06."). |
Importante
Si publicás un formulario con el interruptor en Inactivo, el sistema publica la versión y además archiva el formulario ("Formulario publicado y archivado correctamente."): no se podrán iniciar nuevas solicitudes. Los tickets ya creados siguen su curso. Revisá la fecha y la hora de vigencia que usará tu institución antes de publicar.
Tipos de campo¶
| Tipo (nombre en la biblioteca) | Qué pide al solicitante | Configuración |
|---|---|---|
| Texto corto | Respuesta breve. | Máximo de caracteres |
| Texto largo | Área de varias líneas. | Máximo de caracteres |
| Numero | Un número. | Valor mínimo, Valor máximo |
| Fecha | Una fecha. | Fecha mínima, Fecha máxima |
| Booleano | Confirmación sí/no. | Ninguna |
| Select simple | Una opción de un catálogo. | Catálogo de opciones |
| Select múltiple | Varias opciones de un catálogo. | Catálogo de opciones |
| Select jerárquico | Selección en cascada de un catálogo jerárquico (guarda el camino completo). | Catálogo de opciones |
| Archivo | Adjuntar archivos. | Tamaño máximo (MB), MIME permitidos (separados por coma) |
| URL | Un enlace web. | Ninguna |
Notas:
- En los campos de selección, al elegir el catálogo se muestra una vista previa en Opciones del catálogo. Solo se ofrecen catálogos activos (ver Catálogos). Si no hay: "Sin catálogos activos disponibles".
- Por defecto el sistema tiene un límite general de 25 MB por archivo, que rige aunque configures un valor mayor.
- El campo Booleano obligatorio exige que la casilla esté marcada: el solicitante debe responder Sí. Si necesitás admitir tanto Sí como No, dejalo opcional.
- Del campo URL solo se verifica que sea una dirección válida; no se comprueba que exista.
Propiedades de un campo¶
Al seleccionar un campo, el panel derecho muestra Propiedades y el Orden del campo.
| Propiedad | Descripción |
|---|---|
| Etiqueta | Texto que ve el solicitante. |
| Nombre técnico | Identificador interno del campo. Debe ser único dentro del formulario. |
| Placeholder | Texto de ayuda dentro del campo. |
| Descripción | Explicación adicional del campo. |
| Configuración del campo | Opciones propias del tipo (ver tabla anterior). |
| Ancho del campo | Medio ancho (2 por fila) o Ancho completo. |
| Campo obligatorio | El solicitante debe completarlo. |
| Reglas condicionales | Cuándo se muestra el campo (ver más abajo). |
| Eliminar campo | Quita el campo del formulario. |
Reglas de visibilidad (condicionales)¶
Permiten mostrar un campo solo cuando se cumple una condición sobre otro campo. Sin reglas: "Sin reglas. El campo siempre es visible.".
- Seleccioná el campo y, en Reglas condicionales, hacé clic en Agregar regla.
- En Mostrar si se cumplen condiciones con, elegí el Operador lógico: todas las condiciones (Y) o al menos una (O).
- Configurá cada condición: Campo origen, Operador (
EQUALS,NOT_EQUALS,GREATER_THAN,LESS_THAN) y Valor. - Usá Agregar condición para sumar más y Quitar para sacar una. Eliminar regla borra toda la regla.
Cómo se comporta
Un campo oculto por una regla no se exige aunque esté marcado como Campo obligatorio, y lo que el solicitante hubiera escrito en él no se guarda. Las reglas también se comprueban al enviar la solicitud.
Regla de Enlace de referencia: campo origen Asunto, operador EQUALS y valor de ejemplo.
Enlace de referencia visible en la solicitud real cuando Asunto cumple la regla configurada.
Vista previa¶
Vista previa muestra cómo verá el formulario el solicitante ("Usuario final", con Prioridad de atencion). Los botones Guardar borrador y Enviar solicitud son solo de simulación: no crean nada. La vista previa no evalúa las reglas condicionales.
Guardar y conflictos de versión¶
- Guardar reemplaza el contenido completo del borrador.
- Si otra persona guardó cambios sobre la misma versión mientras la editabas, aparece el diálogo La versión cambió: podés Seguir editando (tus cambios locales quedan sin guardar) o Recargar versión del servidor (perdés los cambios locales).
- Error genérico: "Ocurrió un error inesperado.".
Publicar¶
Publicar congela la versión y la deja disponible para los solicitantes.
- Con el borrador abierto, hacé clic en Publicar.
- El sistema guarda el formulario y valida el flujo. Si el flujo tiene errores, cambia a la pestaña Flujo de trabajo con el mensaje "No se puede publicar: el flujo tiene errores de validación. Revisá el detalle en la pestaña Flujo de trabajo.".
- Si la versión publicada actual tiene solicitudes en curso, aparece Hay tickets en curso con la versión publicada: esas solicitudes seguirán con el flujo de la versión anterior y solo las nuevas usarán la versión que estás publicando. Elegí Seguir editando o Publicar de todas formas.
- Al terminar verás "Formulario publicado correctamente." (o "Formulario publicado y archivado correctamente." si estaba Inactivo) y volvés a la lista.
Condiciones para publicar:
- Nombre único, al menos un campo y Área de destino con key válida.
- Todos los campos de selección deben tener un catálogo activo.
- El flujo de trabajo debe ser válido y las plantillas de notificación que use deben existir y estar activas. Si el sistema de notificaciones no responde, no se puede publicar.
Diálogo Hay tickets en curso con la versión publicada con los botones Seguir editando y Publicar de todas formas.
Errores y mensajes frecuentes¶
| Mensaje | Qué hacer |
|---|---|
| "No se pudieron cargar los formularios." | Actualizá con Reintentar. |
| "No se pudo abrir el formulario para editar." | Reintentá; si persiste, avisá a un administrador. |
| El mensaje indica que el nombre ya existe | Cambiá el Nombre del formulario: debe ser único. |
| Error de área al publicar | Revisá que el área esté activa y tenga key (Áreas). |
| "No se puede publicar: el flujo tiene errores de validación..." | Pestaña Flujo de trabajo > Validar flujo y corregí. |